Минулого тижня в Дніпропетровську, Донецьку та Харкові відбулися перші презентації системи впровадження електронного документообігу в сфері внутрішніх вантажних перевезень — системи АС Клієнт УЗ. Клієнтам було детально роз’яснено організацію роботи при новому прогресивному документообігу.

Загалом, їхня реакція виявилася позитивною. Окрім того, деякі із нетерпінням чекали переходу на електронний документообіг протягом останніх років. Адже в себе на підприємствах вони вже запроваджували подібні системи і прагнули того, аби відмовитися від зайвих витрат часу на здійснення операцій з паперовими перевізними документами.

Слід також зазначити, що внаслідок обізнаності клієнтів у роботі сучасних інформаційних систем презентації проходили легко. Клієнти залізниць озвучували фахові запитання, на які отримували кваліфіковані відповіді від заступника Генерального директора Укрзалізниці Петра Науменка, начальника Головного комерційного управління Володимира Іващука та інших фахівців, які увійшли до складу делегації. Детальніше про регіональні нюанси презентацій — у матеріалах наших кореспондентів, які побували на цих трьох заходах. 

Все передбачено

Дізнатися про те, які чекають на всіх зміни, виявили бажання підприємці з Дніпропетровщини, Кривого Рогу, Запоріжжя і Криму. Вони заповнили велику залу засідань управління залізниці.

Начальник Головного комерційного управління Володимир Іващук презентував технологію застосування електронного документообігу за перевезення вантажів, яка здійснюється за допомогою автоматизованої системи Клієнт УЗ. Він з подробицями розповів про те, як вона працює, її переваги та що конкретно потрібно зробити, щоб оформити на неї заявку та стати користувачем. Також він зазначив, що всю необхідну інформацію можна отримати на сайті Укрзалізниці та у спецвипуску газети «Магістраль», який присвятили цій темі і роздали кожному присутньому. До речі, вже під час наради спецвипуск став для багатьох зручним посібником, адже завдяки йому можна було простежити основну презентаційну частину та зробити для себе потрібні позначки.

Було відзначено й те, що відпрацьовується можливість накладання цього електронного документообігу на міжнародні перевезення залізничним транспортом. Такі домовленості вже є з ВАТ «РЖД», і є передумови щодо них в рамках співпраці із залізницями країн Євросоюзу. А тому за ним — майбутнє вантажних перевезень не лише у міждержавному сполученні, а й у міжнародному.

Презентація нікого не лишила байдужим, викликавши велику зацікавленість. Один за одним спеціалісти ставили запитання.

— Слід зазначити, що в основному вони стосувалися окремих випадків взаємодії внутрішньої технології роботи підприємств за співпраці із залізницею, — підбив підсумок наради Володимир Іващук. — Нині ці насущні питання вже розв’язані у запропонованій залізничниками технології роботи, тож їх потрібно тільки перенести на діяльність підприємств з урахуванням автоматизації процесів. Це дасть змогу швидко налагодити процес взаємодії за оформлення електронних документів. А побоювання, що при запровадженні нової технології спів­праці вантажовідправника, залізниці й вантажоодержувача буде змінена і технологія роботи, що напрацьована впродовж кількох десятків років, були розвіяні. Можливо, якісь незначні зміни й відбудуться, але це вже стане видно по налагодженню роботи із електронним документообігом. Наразі ж мовити про те, що можуть виникнути якісь проблеми, жодних підстав нема.

Коментарі

У роботі із залізницею ми віддавна застосовуємо автоматизовану систему місячного планування вантажоперевезень, тож знаємо, наскільки вона ефективна. Тепер отримане програмне забезпечення дасть змогу впровадити електронний документообіг за вантажних перевезень, що суттєво спростить і полегшить роботу всіх учасників процесу.

Щоправда, виникли і запитання. Наприклад, я поцікавився, чи підійде існуючий електронний підпис, отриманий нашим заводом за оформлення документів із залізницею. І збагнув, що так, але це треба буде узгодити індивідуально. А скільки електронних цифрових підписів має стояти на транспортному документі? Адже до нього причетні різні люди. Відповіддю задоволений, оскільки на кінцевому етапі має підписуватися одна відповідальна особа і має бути один цифровий підпис. Вважаю, що це правильно. До перевізних документів прикладається чимало інших, зокрема сертифікати якості, технічного контролю, тощо. Саме собою постає запитання щодо того, як бути з ними. Документи скануватимуться і прикладатимуться разом. Це нормальна схема обміну документами, яку ми застосовуємо у повсякденній практиці. Хочу зазначити, що ці питання цікавили багатьох спеціалістів і з інших підприємств. Ми отримуємо тисячі тонн сировини для власного виробництва, а потому відправляємо цілі поїзди готової продукції. Практично весь товарообіг відбувається у вагонах Укрзалізниці, тому важливо всі тонкощі подальшої електронної спів­праці налагодити в перші ж дні роботи.

_______________________________________________________________________________________________

Це насамперед стосувалося того, чи треба буде отримувати електронний підпис для осіб відповідальних за навантаження. Як з’ясувалось, Укрзалізниця пішла нам назустріч — і зовсім відмінила підписи відповідальних осіб. У вантажосупроводжувальних документах достатньо вказувати лише прізвища відповідальних. Це спростить роботу не тільки на нашому заводі, а й, на мою думку, всіх інших. Оскільки ми відправляємо вантажі у супроводі охорони, то я занепокоївся тим, чи передбачено механізм зазначення охорони у супроводжувальних документах, а також номера вагона, в якому перебувають охоронці. Відповідь мене також задовольнила. Отже в електронному документі все передбачено.

_____________________________________________________________________________________________

Донецька

Ускорение делового партнерства

На третий день презентационного тура делегация Укрзализныци разъяснила документальную реальность многочисленным слушателям, которые преимущественно представляли крупнейших грузоотправителей промышленного Донбасса. Прозвучавшая информация о том, что все провозные документы с использованием электронной цифровой подписи проникнут в Интернет уже во втором полугодии нынешнего года, вызвала у некоторых присутствующих сомнение: а возможны ли столь революционные перемены, да к тому же в масштабах всей страны. Впрочем, к концу совещания даже закоренелые скептики превратились в самых настоящих оптимистов.

Подавляющее большинство присутствующих с пониманием отнеслись к стремлению руководства железнодорожной отрасли ввести в обращение электронный документооборот. Такая «сговорчивость» донецкой клиентуры, чутко стоящей из года в год на страже своих интересов, объясняется просто. На многих предприятиях индустриального края, работающих в тесной связке с железной дорогой, давно существуют внутренние локальные компьютерные системы учета грузооформительных документов. Однако они не интегрированы со внешними электронными источниками. Вкусив преимущества виртуального делопроизводства, многие контрагенты стальной магистрали теперь рассчитывают войти в единую систему электронных взаимоотношений с железнодорожниками. С этой целью они готовы умело сочленить под диктовку транспортников собственное программное обеспечение с компьютерными разработками железнодорожных партнеров, в том числе с системой «Клиент УЗ». И стало быть, существенно облегчить и ускорить деловое партнерство.

В случае массового присоединения пользователей к системе «Клиент УЗ» ожидается, что существенно возрастет и грузооборот, а, следовательно, грузовой вагон потребители будут использовать намного эффективнее, максимально избегая простоев.

Судя по всему, проведенный семинар для многочисленной донбасской клиентуры не станет последним. Крупнейшие грузоотправители региона, в числе которых шахта имени Засядько, Донецкий металлургический завод, компания «Донецк-Стил» и многие другие, обратились к организаторам встречи с дельным предложением. Они попросили организовать до конца года на базе Донецкой магистрали еще несколько аналогичных совещаний для более подробного ознакомления с внедряемой моделью электронного документооборота и автоматизированной системой «Клиент УЗ». Одновременно предложено протестировать каналы связи, по которым будет осуществляться информационный обмен, отработать механизм беспрепятственного засыла электронной почтой оформительных документов. Руководство Донецкой дороги пообещало изыскать возможность для организации подобных «просветительных» мероприятий с проведением практических занятий.

Бумаги виртуальные, а грузы — реальные

Всех желающих встретить, как говорится, во всеоружии, новую эру электронного документооборота  едва уместил просторный актовый зал управления Южной магистрали, где с руководством Укрзализныци состоялся содержательный диалог на данную тему.

Но прежде чем перейти к обсуждению вопроса, заслушать замечания и пожелания, заместитель Генерального директора Укрзализныци Петр Науменко аргументировано изложил присутствующим необходимость освоения электронного документооборота. А начальник Главного коммерческого управления Укрзализныци Владимир Иващук с помощью таблиц и схем рассказал присутствующим в аудитории о новых принципах взаимодействия клиента с железной дорогой. При этом он отметил главные сдерживающие факторы бумажной технологии оформления электронных перевозочных документов. А именно: значительная трата времени, снижение достоверности информации и необходимость дополнительного контроля и корректировки данных. Как отметил Владимир Иващук, недавно появившиеся в штатном расписании коммерческие агенты значительно усовершенствуют свой профессиональный уровень с внедрением цифровых технологий.

Начальник Главного информационного вычислительного центра Укрзализныци Владимир Мурзин акцентировал внимание на том, что 15 мая работники коммерческого хозяйства, связанные с оформлением перевозных документов, перешли на работу с электронной цифровой подписью (ЭЦП). И на сегодняшний день все АРМ товарных кассиров готовы в своей работе использовать электронный документ, заверяя его личной ЭЦП. Что касается клиентов, то, как сказал В.Мурзин, оформление ЭЦП займет 10—20 мин. Для этого необходимо будет подготовить соответствующие документы.

После этого клиент может обратиться за получением личной электронной подписи в акредитационный центр сертификации ключей (АЦСК) или в его региональные представительства.    

Затем, после информационно-ознакомительной части, начался продуктивный диалог заинтересованных сторон. Вопросов было много. Но ни один из них не остался без исчерпывающего ответа. К примеру, возможно ли предприятию сертифицировать сразу несколько цифровых электронных ключей? На это В.Мурзин ответил, что количество ЭЦП никто не ограничивает, а потребность в одной или нескольких  руководитель предприятия определяет самостоятельно.

Многих волновал  вопрос так называемой адаптации, в ходе которой ошибки просто неизбежны. А ведь они могут дорого обойтись как отправителю, так и получателю грузов. В. Иващук проинформировал присутствующих о том, что  ввод электронного документооборота предусматривает некую «буферную зону» на первые два месяца (июль—август), и  она предусматривает все необходимые условия для щадящей адаптации. Кроме того, в ближайшее время на дорогах будут созданы специальные консультационные центры. А если возникнут сложные вопросы, то В.Мурзин рекомендовал обращаться непосредственно к нему в оперативном порядке по тел. (044) 465-09-39.

Из заданных вопросов, пожалуй, следует выделить еще один, касающийся даты 1.07.2011 г., как стартовой в сфере ввода электронного документооборота. Многие сочли ее обязательной и окончательной, то есть буквально: кто не успел, тот опоздал. Руководитель Главного коммерческого управления заверил, что этот день календаря  — точка отсчета, которая не является окончательной для всех. И ничего страшного, если кто-то  не смог  к этому времени перестроиться на новую форму обмена информацией между дорогой и клиентом. Это не значит, что с июля отменяется бумажный документ. Наряду с электронным документом, будет действовать и бумажный, который никто не собирается отменять. Клиент вправе сам принимать решение.

Мнение

____________________________________________________________________________________

версiя для друку